Neben der wissenschaftlichen Auswertung aller 'Artefakte' und dem Ziel, insbesondere die Schriftquellen über diese Website digital zugänglich zu machen, liegt ein großer Augenmerk auf der bestmöglichen Konservierung und Erhaltung der Handschriften und Objekte für die Nachwelt. Denn vor allem die sprichwörtlich bekannte 'Geduldigkeit' von Papier – und teilweise auch Pergament – trifft leider nicht auf dessen physikalische Widerstandsfähigkeit zu.
Über die Jahrhunderte entstandene Verunreinigungen, Schwachstellen und Beschädigungen am Beschreibstoff, vor allem durch mechanische Belastung, sind hier noch von geringerer Bedeutung, da diese in der Regel von fachkundigen Papierrestaurator:innen behoben werden können. Anders verhält es sich wenn Dokumente über lange Zeiträume unter schlechten Bedingungen verwahrt wurden, beispielsweise in zu feuchter, zu trockener oder zu warmer Umgebung, zusammen mit unverträglichen Materialien, Substanzen und Stoffen, oder sogar direkter UV-Einstrahlung ausgesetzt waren. Dies schadet nicht nur dem Trägermaterial selbst, sondern setzt auch der ansonsten doch recht widerstandsfähigen Eisengallustinte – oder Druckerschwärze – erheblich zu.
Zu Problemen und Schäden kann es aber auch bei optimalen Aufbewahrungsbedingungen kommen. Auslöser sind dann oft die verwendeten Materialen selbst. Vor allem die Zersetzung des Beschreibstoffs durch die verwendete Tinte (Tintenfraß) oder die altersbedingte, vollständige Auflösung minderwertigen Papiers in seine einzelnen Fasern (Papierzerfall) können nicht nur zur Herausforderung bei Konservierung und Erhalt werden, sondern im schlimmsten Fall den Totalverlust einer Quelle bedeuten. Gleiches gilt auch im Fall unbemerkt eingeschleppter Pilzsporen oder Schädlinge, wie bspw. Papierfische, die sich mitunter von einem einzigen Dokument auf weite Teile des gesamten Bestands ausbreiten können.
Dieser Exkurs soll verdeutlichen, dass das Sammeln von Kulturgut in Form von historischen Schriftquellen – vor allem im privaten Umfeld – immer auch mit sehr großer Verantwortung einhergeht. Die archivgerechte Aufbewahrung in säurefreien und basisch gepufferten Jurismappen nach ISO-Norm 9706 und Archivboxen nach ISO-Norm 16245-A betrachten wir als selbstverpflichtend. Darüber hinaus wird der Erhaltungszustand aller Neuzugänge detailliert gesichtet, bewertet und dokumentiert, bevor diese – getrennt vom restlichen Bestand – vorerst in 'Quarantäne' gehen. Abhängig vom Zustand des Dokuments erfolgt danach die fachkundige Sichtung durch einen Papierrestaurator, der alle weiteren Schritte zur Konservierung entscheidet und minimalinvasiv umsetzt.
Ganz am Ende dieses Prozesses stehen nicht nur Katalogisierung, Archivierung und wissenschaftliche Auswertung – als zusätzliche Maßnahme gegen einen möglichen Verlust der Quelle erfolgt die Digitalisierung als Text und hochauflösende Fotografien.